En une phrase

Le Forum ouvert est une structure de parole permettant à un nombre non limité de participants d’explorer leurs propres sujets autour d’un thème central, favorisant ainsi une émulation.

À quoi ça sert ?

  • Reproduire les échanges informel d’une pause café
  • Permet la génération d’idées
  • Favoriser une véritable émulation

Informations pratiques

Nombre de participants : 10 personnes et +
Durée préparation : très variable
Durée évènement : quelques heures à 1 semaine
Coût : très variable

Présentation

Le Forum ouvert ou open space a été imaginé aux États-Unis dans les années 80 par Harrison Owen, consultant théoricien et praticien de la culture des organisations visant une transformation.

Le Forum ouvert, tout comme le World café, est né du constat qu’au cours d’une réunion les échanges les plus intéressants entre les participants ont lieu lors de la pause café. Ainsi, cette méthodologie a pour objectif de reproduire les échanges informels de la pause café.

Le Forum ouvert est conçu comme un processus permettant à des groupes de se réunir afin de créer une dynamique de réflexion profonde sur des questions simples ou complexes. Le Forum ouvert permet de faire travailler ensemble un grand nombre de personnes, d’une dizaine à plusieurs centaines, autour d’un thème commun tout en laissant une grande liberté aux participants. Cette méthodologie est basée sur l’auto-organisation, la créativité et la liberté d’expression, l’objectif est de créer un climat favorisant l’initiative et l’apprentissage. En apparence, le Forum ouvert est une méthodologie qui paraît désorganisée et spontanée dont les résultats sont imprévisibles, pourtant les règles sont nombreuses et l’encadrement est primordial.

Cette méthode a été largement développée dans le reste du monde : 125 pays ont recours aux Forums ouverts.

Procédure

Préparation

Mise en place d’un comité d’organisation : il définit la thématique du Forum ouvert et organise la journée avec le facilitateur. Seule la thématique est déterminée, l’ordre du jour et le contenu des ateliers seront définis par les participants eux-mêmes.

Néanmoins, dans la phase de préparation une grande place doit être accordée à la logistique : la méthodologie de Forum ouvert s’organise autour de plusieurs espaces distincts (en plénière, en groupes pour les discussions, mais des espaces avec ordinateurs pour la saisie des comptes-rendus doivent également être préparés).

Cinq types d’espaces sont nécessaires à l’organisation du Forum ouvert :

  1. le grand cercle pour les séances plénières où se retrouvent tous les participants
  2. les petits cercles pour les séances en ateliers
  3. la place du marché
  4. le grand journal
  5. la salle des nouvelles

Un animateur (ou facilitateur) : il est présent lors du Forum pour énoncer les principes de la procédure.

Par exemple, « les personnes qui sont là sont les bonnes » : ce sont celles qui se sont mobilisées de façon volontaire qui feront avancer les choses, se montrant aptes et prêtes à discuter ouvertement.

Les animateurs se doivent de rester assez effacés tout au long du Forum : sans aucunement avoir un rôle directif, ils doivent être disponibles pour aider et rassurer les participants. Selon Harrison Owen, « le meilleur facilitateur est celui qui sait se faire oublier ».

Très peu de rôles sont nécessaires pour cet outil car il est basé sur l’auto-organisation qui nécessite trois ingrédients pour sa réussite :

  • un thème défini,
  • un groupe de participants motivés par la thématique,
  • un espace défini et un temps.

Les participants ont pour seule information en arrivant au Forum ouvert ces trois éléments.

Déroulement

1. Phase d’émergence : séance plénière et place du marché

  • Tous les participants se regroupent en session plénière (réunis en grand cercle). Au cours de cette première session, ce sont les participants qui vont définir eux-mêmes l’ordre du jour autour du thème défini par les organisateurs, en effet il n’y a pas d’ordre du jour pré-établi.
  • Les participants énoncent et affichent au mur, la place des marchés, les questions qu’ils souhaitent traiter au cours du Forum ouvert ou qui leur semblent importantes. Chaque question soulevée par les participants est soumise à discussion.
  • Une vingtaine de questions ou de propositions de sujets sont récoltées durant cette séance et réparties en ateliers.
  • Chaque participant qui souhaite inscrire un sujet sur la place des marchés se rend au milieu du cercle où sont disposés papier et stylos, il formule sa proposition de sujet en quelques mots et l’explique ensuite à tout le groupe pour enfin aller l’afficher au mur.

2. Choix de sujets 

Les participants se rendent à la place du marché pour choisir librement les ateliers auxquels ils souhaitent participer : répartition en groupes de travail, définition des timings…

3. Sessions en ateliers de travail 

Plusieurs sessions d’ateliers de travail se déroulent autour des sujets qui ont été définis en amont par les participants. Des groupes de 5 à 15 personnes se forment. Lorsque ils se retrouvent en petits groupes, les participants ont la possibilité de désigner parmi eux un animateur et un secrétaire.

Le plus souvent, l’animateur est la personne qui a inscrit le sujet traité à l’ordre du jour mais toutes les possibilités sont ouvertes. Il a pour rôle l’animation des échanges.

Le secrétaire quant à lui a pour rôle la prise de notes des échanges et il sera en charge de les retranscrire sous forme de compte-rendu dans la salle des nouvelles.

Les participants débattent sur le thème qui les intéresse puis, une fois les échanges épuisés, de nouveaux groupes sont formés à leur initiative.

La clé du Forum ouvert repose sur quatre principes et une loi :

  • La loi de la mobilité ou « loi des deux pieds » : si, pendant la réunion, des personnes estiment qu’elles n’apprennent rien ou n’apportent rien aux échanges, elles sont libres de faire usage de leurs pieds pour se rendre dans un endroit plus productif ou plus intéressant à leurs yeux.
  • « Les personnes présentes sont les bonnes personnes ». Aucun participant ne doit se sentir inutile, chacun a des choses à apporter au débat.
  • « Ça commence quand ça commence ». Aucun horaire strict n’est défini par les organisateurs au cours du Forum ouvert, ce sont les participants eux-mêmes qui décident de commencer les débats lorsque ils le souhaitent et on considère que quel que soit le moment, c’est le bon moment.
  • « Quand c’est fini, c’est fini ». À l’inverse, les organisateurs s’engagent à respecter l’horaire de fin prévu.
  • « Ce qui arrive est ce qui devait arriver ». Les organisateurs n’interviennent au cours d’aucun débat et laissent librement les participants aller vers les directions qu’ils souhaitent donner au Forum ouvert.

4. Salle des nouvelles et restitution des comptes-rendus en session plénière 

La salle des nouvelles est un espace où sont installés des ordinateurs afin de permettre aux groupes de travail de retranscrire eux-mêmes sous forme de comptes-rendus leurs propositions (synthèse des points principaux) qui seront ensuite imprimées et affichées pour que tous les participants puissent en prendre connaissance.

5. Organisation de nouveaux ateliers 

Au cours de la même journée et au cours d’une seconde journée, de nouveaux ateliers sont organisés avec les mêmes étapes que ci-dessus.

6. Session plénière de clôture 

Session plénière de fin de Forum ouvert : cercle de clôture où tous les participants sont invités à s’exprimer sur leur ressenti de la journée et sur les propositions qui ont émergées.

Avantages et limites

Avantages

  • Le Forum ouvert est bien adapté à la gestion d’un grand nombre de participants et permet de rendre compte de résultats de façon assez rapide
  • Le concept de liberté est au centre de la méthodologie et dans ce cadre, liberté d’expression, liberté d’organisation, égalité, temps informel et franchise des échanges se traduisent souvent par un gain de créativité de la part des citoyens
  • Liberté de choix des participants, autonomie
  • Processus de rencontre et d’échange qui permet de faire émerger l’intelligence collective et la co-construction de propositions grâce à la mise en valeur de la créativité
  • Favoriser une véritable émulation : les participants choisissent eux-mêmes le sous-groupe, l’atelier où ils vont se rendre

Limites

  • Une des limites majeures de ce type d’organisation réside aussi dans ses qualités : le manque d’organisation et de figure de « leader » afin de gérer le débat et en extraire des éléments clairs
  • Risque de manque de neutralité des secrétaires 1
  • Le suivi est indispensable. Le rôle de la structure animatrice est très important dans le suivi 2

Compilation, traduction et présentation

  • Issu du Guide démocratie participative de la Fondation Nicolas Hulot, publication sous licence Creative Commons BY-NC-SA
  • Guillaume DEPREZ, Université de Bordeaux Segalen

Sources